§1

W Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Gołdapi, stanowiącym załącznik nr 3 do Uchwały Nr VI/14/2002 Rady Powiatu w Gołdapi z dnia 12 lutego 2002 r. w sprawie uchwalenia regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gołdapi (tekst jednolity uchwała nr XI/63/2007 Rady Powiatu w Gołdapi z dnia 25 października 2007 r. z późn. zm.) na wniosek Zarządu Powiatu wprowadza się następujące zmiany:


1/ załącznik Nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Gołdapi otrzymuje brzmienie jak w załączniku nr 1 do niniejszej uchwały.

2/ w załączniku Nr 3 do Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego
w Gołdapi zmienia się:

a) §1, który otrzymuje brzmienie:
„ § 1
Wydział Organizacji i Nadzoru

I. W zakresie organizacji, nadzoru i kontroli nad praca Starostwa:
1. Inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa.
2. Wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt.
3. Koordynowanie planów pracy Starostwa.
4. Prowadzenie ewidencji przepisów prawnych w tym aktów prawa miejscowego należących do właściwości Wydziału.
5. Nadzorowanie załatwiania skarg i wniosków wpływających do Starostwa.
6. Prowadzenie kontroli w sprawach należących do wydziału oraz udział w kontrolach prowadzonych przez inne wydziały.
7. Koordynowanie działalności kontrolnej, realizowanie kontroli, sporządzanie okresowych planów kontroli i prowadzenie rejestru wydanych upoważnień do kontroli.
8. Sporządzanie planu kontroli jednostek organizacyjnych powiatu w oparciu o wnioski naczelników wydziałów merytorycznych.
9. Analiza materiałów pokontrolnych i opracowywanie generalnych wniosków w celu eliminacji uchybień i polepszenia efektywności działań Starostwa.
10. Sprawowanie nadzoru i kontroli nad powierzonymi zadaniami.
11. Kierowanie do pracy inwalidów wojennych i wojskowych.
12. Wyrażanie zgody na rozwiązanie przez zakład pracy stosunku pracy z inwalidą wojennym i wojskowym oraz kombatantem i inna osobą uprawnioną w okresie 2 lat przed osiągnięciem wieku uprawniającego do wcześniejszego przejścia na emeryturę.

II. W zakresie spraw kadrowych:
1. Prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa Powiatowego.
2. Prowadzenie akt i spraw osobowych dyrektorów i kierowników jednostek powiatowych.
3. Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu, legitymacji służbowych i dokumentowanie spraw dotyczących nawiązywania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, rent, emerytur, jubileuszy i odznaczeń.
4. Przygotowywanie wniosków do Powiatowego Urzędu Pracy w sprawie zatrudniania w ramach prac interwencyjnych, robót publicznych, stażystów oraz przygotowania zawodowego.
5. Prowadzenie spraw związanych z odbywaniem praktyk.
6. Przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnianiem na umowę zlecenie.
7. Prowadzenie rejestru oraz rozliczanie godzin nadliczbowych pracowników Starostwa.
8. Przyjmowanie i kompletowanie oświadczeń majątkowych pracowników Starostwa Powiatowego.
9. Współpraca z Urzędem Skarbowym w Olecku w zakresie oświadczeń majątkowych.
10. Sporządzanie sprawozdań statystycznych.
11. Przygotowywanie wniosków do Powiatowego Urzędu Pracy o refundację kosztów zatrudnienia w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych.
12. Koordynowanie szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników Starostwa.
13. Przygotowywanie materiałów niezbędnych dla Rady i Komisji Stałych.
14. Opracowywanie materiałów dla potrzeb Zarządu Powiatu i Starosty.
15. Inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa.
16. Prowadzenie rejestru upoważnień.
17. Prowadzenie dokumentacji dotyczącej przestrzegania w Starostwie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, ochronie danych osobowych, dostępie do informacji publicznych.
18. Nadzorowanie przestrzegania w Starostwie przepisów dotyczących porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej.

III. W zakresie obsługi biura Rady i Zarządu:
1. Obsługa kancelaryjno - biurowa oraz merytoryczna Rady i jej Komisji, w tym:
1) gromadzenie i przygotowywanie materiałów niezbędnych dla pracy Rady
i poszczególnych Komisji,
2) przygotowywanie sesji Rady i posiedzeń Komisji,
3) opracowywanie materiałów z obrad Rady i posiedzeń Komisji Rady oraz przekazywanie ich właściwym adresatom,
4) sporządzanie protokołów z obrad Rady i posiedzeń Komisji Rady,
5) prowadzenie rejestrów:
a) uchwał Rady i Zarządu
b) wniosków i opinii Komisji
c) interpelacji i wniosków radnych.
2. Organizacja kontroli Komisji Rady.
3. Podejmowanie zadań związanych z nawiązywaniem i rozwijaniem współpracy oraz wymianą doświadczeń z innymi radnymi.
4. Obsługa posiedzeń Zarządu.
5. Koordynowanie prac związanych z realizacją aktów prawnych Zarządu i Rady.
6. Zbieranie i opracowywanie materiałów dla potrzeb Zarządu i Rady.
7. Prowadzenie archiwum Starostwa.

IV. W zakresie obsługi sekretariatu:
1. Obsługa kancelaryjno – biurowa Starosty i Wicestarosty.
2. Prowadzenie sekretariatu Starosty i Wicestarosty.
3. Prowadzenie dziennika korespondencji pism przychodzących do Starosty i Wicestarosty.
4. Prowadzenie korespondencji okolicznościowej i kalendarium rocznic uroczystości związanych z życiem społeczno-gospodarczym i kulturalnym mieszkańców powiatu.
5. Prowadzenie rejestru przyjęć mieszkańców do Starosty i Wicestarosty.
6. Wydawanie i kontrola kart drogowych kierowcy w tym
- sporządzenie miesięcznych zestawień zużycia paliwa
- prowadzenie dokumentacji dotyczącej zgłoszenia wyjazdu samochodu służbowego,
- sporządzanie miesięcznych zestawień godzin nadliczbowych kierowcy.
7. Prowadzenie rejestru delegacji służbowych.
8. Prowadzenie rejestru szkoleń i konferencji Starosty i Wicestarosty oraz pracowników Starostwa.
9. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz dokonywanie okresowych analiz zbiorczych dotyczących sposobu załatwiania skarg i wniosków.
10. Koordynowanie prac związanych z realizacją aktów prawnych Starosty.
11. Zbieranie i opracowywanie materiałów dla potrzeb Starosty i Wicestarosty.
12. Sporządzanie w obecności Starosty lub Sekretarza Powiatu testamentu.
13. Prowadzenie ewidencji Obwieszczeń i Zarządzeń Starosty.
14. Organizacja i obsługa spotkań oraz szkoleń organizowanych przez Starostę
z naczelnikami i pracownikami Starostwa.
15. Organizacja i obsługa spotkań Starosty organizowanych przez Wydział Organizacji i Nadzoru.

V. W zakresie prowadzenia biura obsługi mieszkańców i kancelarii ogólnej
1. Zapewnienie właściwej obsługi mieszkańców zgłaszających się do Biura, w szczególności poprzez:

– udostępnianie wzorów wniosków wraz za instrukcją ich wypełniania
– udzielanie pomocy mieszkańcom w wypełnianiu formularzy wraz z ich wstępną weryfikacją kompletności składanych wniosków,
– udzielanie pełnej informacji mieszkańcom w zakresie dotyczącym działania Starostwa, w tym sposobu załatwienia zgłoszonych spraw,
– kierowanie mieszkańców do właściwych Wydziałów.

2. Przyjmowanie, rejestrowanie i rozdział korespondencji i wniosków kierowanych do Starostwa.
3. Załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, nagłówkowymi i tablicami.
4. Prowadzenie kancelarii ogólnej Starostwa.
5. Prowadzenie dziennika korespondencji pism wychodzących i wchodzących
do Starostwa.
6. Prowadzenie rejestru faktur przychodzących do Starostwa.
7. Prenumerata Dzienników Ustaw, czasopism i publikacji.
8. Prowadzenie księgozbioru.
9. Obsługa centrali telefonicznej oraz faksu.
10. Odbiór korespondencji z Urzędu Pocztowego oraz jej wysyłanie zgodnie
z udzielonym upoważnieniem.

VI. W zakresie spraw administracyjno-gospodarczych:

1. Opracowanie i realizowanie planów finansowych budżetu Starostwa w części przewidzianej dla Wydziału.
2. Administrowanie budynkami Starostwa.
3. Prowadzenie inwestycji, remontów kapitalnych oraz konserwacji budynków Starostwa.
4. Gospodarowanie środkami rzeczowymi oraz zabezpieczenie mienia Starostwa.
5. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym oraz konserwacja wyposażenia Starostwa.
6. Obsługa techniczna dotycząca porządku, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej.
7. Wdrażanie postępu technicznego w pracy Starostwa.
8. Gospodarowanie środkami rzeczowymi oraz zabezpieczenie mienia Starostwa
9. Prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Starostwa.
10. Przygotowanie materiałów do przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne na materiały biurowe zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych.
11. Konserwacja i drobne naprawy wyposażenia Starostwa.
12. Nadawanie numerów dla mienia będącego własnością Starostwa.

VII. W zakresie obsługi informatycznej:
1. Administrowanie siecią komputerową, w tym nadzór nad serwerem głównym.
2. Instalacja programów komputerowych z udziałem instruktażu ich obsługi.
3. Obsługa poczty elektronicznej.
4. Redagowanie stron internetowych Starostwa, w tym:

- publikacja ogłoszeń o zamówieniach publicznych,
- publikacja informacji o Starostwie i jednostkach powiatowych.

5. Redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej, w tym udostępnianie informacji publicznej o:

- statusie prawnym,
- strukturze organizacyjnej,
- organach i osobach sprawujących w nich funkcje i ich kompetencjach,
- strukturze własnościowej,
- majątku, którym dysponują,
- trybie działania powiatu i jego jednostek organizacyjnych,
- sposobie przyjmowania i załatwiania spraw,
- prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach.

6. Konserwacja i usuwanie drobnych usterek sprzętu komputerowego.
7. Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem centrali telefonicznej.
8. Wnioskowanie o instalację i wymianę aparatów telefonicznych w Starostwie.
9. Dozór stałego łącza internetowego DSL.
10. Sporządzanie miesięcznych bilingów oraz rozliczanie prywatnych rozmów telefonicznych.

VIII. W zakresie obsługi i kierowania samochodami Starostwa :
1. Gospodarowanie taborem samochodowym.
2. Wykonywanie obowiązków kierowcy samochodów służbowych Starostwa Powiatowego.
3. Dbanie o stan techniczny i ogólny wygląd pojazdów.
4. Rozliczanie na bieżąco zużycia paliwa i systematyczne prowadzenie miesięcznych kart eksploatacji pojazdów.
5. Utrzymanie w należytym stanie miejsca garażowania pojazdów oraz zabezpieczenie ich przed włamaniem:

• bieżące remonty garaży (malowanie ścian wewnętrznych i drzwi),
• utrzymywanie w należytym stanie dachów oraz rynien w garażach,
• utrzymywanie w należytym stanie części zamiennych do obu samochodów oraz opon zapasowych.

b) §7, który otrzymuje brzmienie:
„ § 7
Wydział Promocji i Rozwoju Powiatu

I. W zakresie promocji powiatu:
1. kreowanie i określanie kierunków działań związanych z promocją powiatu gołdapskiego,
2. opracowywanie projektu budżetu w zakresie promocji powiatu,
3. rozliczanie i nadzór środków finansowych w zakresie promocji powiatu,
4. współdziałanie w zakresie promocji powiatu z komórkami organizacyjnymi Starostwa, organami administracji rządowej i samorządowej, związkami, zrzeszeniami i stowarzyszeniami, i innymi instytucjami,
5. projektowanie i uzgadnianie wzorów oraz zamawianie i realizacja materiałów promocyjnych,
6. prowadzenie magazynu i rejestru materiałów i wydawnictw promocyjnych,
7. planowanie i opracowywanie kalendarza imprez promujących powiat
8. organizowanie imprez kształtujących i promujących wizerunek powiatu gołdapskiego (dni otwartych, festiwali, festynów, targów, imprez wystawienniczych, charytatywnych),
9. opracowywanie procedur obejmowania patronatu przez Starostę nad uroczystościami oraz prowadzenie spraw z tym związanych,
10. promowanie powiatu w kraju i za granicą w szczególności,
11. koordynowanie inicjatyw i podejmowanie działań w zakresie współpracy pomiędzy samorządami lokalnymi, regionami i współpracy międzynarodowej w celu promocji Powiatu,
12. przygotowywanie i wdrażanie projektów pozainwestycyjnych związanych z promocją powiatu,
13. koordynowanie działań związanych z organizacją uroczystości powiatowych,
14. koordynowanie działań związanych ze współpracą z organizacjami pozarządowymi,
15. inicjowanie kontaktów i wspólnych przedsięwzięć z organizacjami pozarządowymi
16. opracowywanie programu współpracy powiatu gołdapskiego z organizacjami pozarządowymi oraz koordynowanie działań związanych z realizacją programu,
17. prowadzenie spraw związanych ze współpracą z władzami Stowarzyszeń, Związków,
w których zrzeszony jest samorząd powiatowy.
18. koordynowanie działań i organizacja kontaktów zagranicznych związanych ze współpracą zagraniczną,
19. inicjowanie kontaktów zagranicznych, wspólnych przedsięwzięć w ramach porozumień z partnerami zagranicznymi oraz realizacja działań wynikających z zawartych porozumień i umów,
20. aktualizacja danych zawartych na BIP oraz na stronie internetowej starostwa w zakresie działalności swojego stanowiska,

II. W zakresie pozyskiwania funduszy zewnętrznych:
1. Realizowanie zadań w zakresie rozwoju gospodarczego powiatu.
2. Organizowanie działalności doradczej i szkoleniowej w zakresie integracji europejskiej.
3. Promowanie i ułatwianie współpracy oraz wymiany doświadczeń wśród samorządów lokalnych o różnorodnych formach i strategii pomocy zagranicznej.
4. Organizowanie działań mających na celu udział w programach pomocowych oraz współpracę w tworzeniu do nich projektów.
5. Współpraca z podmiotami krajowymi i zagranicznymi w zakresie wykorzystywania funduszy zewnętrznych.
6. Współdziałanie z powiatowymi jednostkami organizacyjnymi, Wydziałami Starostwa oraz innymi organami powiatu i samorządami gmin wchodzących w jego skład w zakresie wykorzystywania funduszy zewnętrznych.
7. Inicjowanie wspólnych przedsięwzięć gospodarczych i kulturalnych w ramach zawieranych porozumień z partnerami zagranicznymi.
8. Koordynowanie zadań związanych z integracja europejską.
9. Opracowywanie i monitorowanie Strategii powiatu.
10. Podejmowanie i koordynowanie działań zmierzających do pozyskiwania środków pomocowych przyznawanych przez Unię Europejską oraz inne podmioty krajowe i zagraniczne.
11. Nadzór nad wszystkimi czynnościami proceduralnymi (programowaniem) dotyczącymi wdrażania przez Zarząd Powiatu funduszy strukturalnych, Inicjatyw Wspólnotowych.
12. Ewidencjonowanie wniosków o środki pomocowe składanych przez powiatowe jednostki organizacyjne.
13. Prowadzenie monitoringu dystrybucji środków pomocowych na potrzeby jednostek powiatowych.

III. W zakresie kontaktów z mediami i wizerunku powiatu:
1) opracowywanie, redagowanie i przygotowywanie informacji z uroczystości, w których uczestniczyło najwyższe kierownictwo Starostwa,
2) opracowywanie i przygotowywanie biuletynu informacyjnego powiatu gołdapskiego pn „Informacje z Powiatu”,
3) rozpowszechnianie w dostępnych mediach i środkach masowego przekazu materiałów informacyjnych na temat działalności powiatu gołdapskiego jak na przykład: telewizje kablowe, strony internetowe, biuletyny, wydawnictwa i inne,
4) prowadzenie kroniki powiatu, Silva Rerum,
5) prowadzenie gablot informacyjnych Starostwa Powiatowego
6) gromadzenie i archiwizowanie publikacji i wydawnictw własnych oraz powstałych z udziałem powiatu,
7) organizowanie kontaktów najwyższego kierownictwa Starostwa z mediami,
8) aktywne informowanie i inicjowanie informacji na temat powiatu, organizowanie konferencji prasowych,
9) analizowanie publikacji prasowych i reagowanie na krytykę,
10) monitorowanie lokalnych, regionalnych i ogólnopolskich środków masowego przekazu oraz stron internetowych w zakresie istotnych publikacji medialnych dotyczących powiatu gołdapskiego oraz informowanie o tym najwyższego kierownictwa Starostwa,
11) wykonywanie zadań wynikających z pełnienia funkcji nieetatowego rzecznika prasowego najwyższego kierownictwa,
12) realizowanie zadań wynikających z przestrzegania prawa prasowego,
13) prowadzenie kampanii informacyjnych,
14) oprawa medialna imprez powiatowych,
15) obsługa informacyjna wydarzeń związanych z działalnością powiatu,
16) obsługa i administrowanie portalu www.egoturystyka.pl w zakresie informacji z powiatu gołdapskiego
17) prowadzenie kalendarza rocznic, świąt branżowych, uroczystości związanych z życiem powiatu,
18) aktualizacja danych zawartych na BIP oraz na stronie internetowej starostwa w zakresie działalności swojego stanowiska,

IV. W zakresie kultury i turystyki:
1. Prowadzenie spraw związanych z organizowaniem działalności kulturalnej
w powiecie.
2. Załatwianie i organizowanie spraw związanych z prowadzeniem biblioteki powiatowej.
3. Prowadzenie spraw związanych z rozwojem życia kulturalnego powiatu w sferze organizacyjno – finansowej.
4. Popularyzacja zabytków powiatu.
5. Współdziałanie z placówkami kulturalnymi w organizacji imprez artystycznych, rozrywkowych, uroczystości i świąt.
6. Tworzenie warunków prawno – organizacyjnych i ekonomicznych dla rozwoju kultury fizycznej w powiecie.
7. Prowadzenie ewidencji uczniowskich klubów sportowych.
8. Prowadzenie działalności związanej ze sprawowaniem nadzoru nad działalnością stowarzyszeń kultury fizycznej oraz związków sportowych.
9. Popularyzacja walorów rekreacji ruchowej i sportu.
10. Współorganizowanie imprez sportowo – rekreacyjnych.
11. Współpraca z organizacjami sportowymi na rzecz rozwoju sportu w powiecie.
12. Sprawowanie nadzoru nad działalnością stowarzyszeń.
13. Promowanie potencjału turystycznego powiatu.
14. Prowadzenie spraw związanych z nadzorem nad działalnością młodzieżowych schronisk turystycznych.
15. Współpraca przy organizacji imprez turystycznych.”

§2

Wykonanie uchwały powierza się Zarządowi Powiatu.

§3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.